Polityka prywatnosci KoalaLeads
Dokument opisuje faktyczny sposob przetwarzania danych w serwisie KoalaLeads, zgodny z tym, co robi kod.
Wersja 1.0, obowiazuje od 7 sierpnia 2026
Polityka opisuje dwie rozne grupy osob, ktorych dane przetwarzamy, i celowo trzyma je osobno, bo maja rozne prawa i rozne podstawy:
- osoby zainteresowane usluga, ktore zostawily swoje dane w formularzu (dalej: osoby zglaszajace zapytanie),
- przedstawiciele firm, ktorzy zakladaja konto i kupuja leady (dalej: uzytkownicy).
1. Administrator
Administratorem danych jest Jakub Zwolinski, prowadzacy jednoosobowa dzialalnosc gospodarcza, wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Dzialalnosci Gospodarczej (CEIDG), adres: Aleja "Solidarnosci" 68/121, 00-240 Warszawa, NIP 7712932784, REGON 528999673. Kontakt: pomoc@koalaleads.pl.
[Do decyzji: czy powolujemy inspektora ochrony danych. Przy skali przetwarzania danych osob fizycznych w celach marketingowych warto to przeanalizowac.]
2. Osoby zglaszajace zapytanie
2.1 Skad mamy dane
Z formularzy w kampaniach reklamowych prowadzonych przez nas oraz z rozmowy telefonicznej, ktora po zostawieniu zapytania prowadzi nasz automatyczny agent glosowy.
2.2 Jakie dane przetwarzamy
- imie i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, adres nieruchomosci,
- parametry zapytania: typ nieruchomosci, metraz, liczba pomieszczen, termin,
- nagranie i transkrypt rozmowy weryfikacyjnej,
- slad zgody: data, tresc, adres strony, z ktorej pochodzi zgloszenie,
- dane techniczne zwiazane ze zlozeniem formularza.
2.3 Po co i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa |
|---|---|
| Kontakt telefoniczny i potwierdzenie zapytania | zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO |
| Przekazanie danych firmie wykonawczej, ktora przedstawi oferte | zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO |
| Nagranie rozmowy jako dowod zgody i jakosci leada | prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Rozliczenia i obrona przed roszczeniami | prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
2.4 Komu przekazujemy dane
- Jednej firmie wykonawczej, ktora kupila dane zapytanie. Przy leadzie na wylacznosc jest to dokladnie jedna firma. Firma ta staje sie odrebnym administratorem danych i od momentu zakupu odpowiada za nie samodzielnie.
- Dostawcom, ktorzy przetwarzaja dane w naszym imieniu: hosting i baza danych, dostawca automatycznej weryfikacji glosowej, operator telefonii, operator poczty e-mail, operator platnosci. Kazdy z nich dziala na podstawie umowy powierzenia.
Nie sprzedajemy danych do brokerow danych i nie przekazujemy ich firmom, ktore nie kupily konkretnego zapytania.
2.5 Jak dlugo trzymamy dane
- zapytania niesprzedane: dane kontaktowe usuwane po 90 dniach,
- zapytania sprzedane: przez czas potrzebny do rozliczenia i obrony przed roszczeniami, 3 lata od dnia sprzedazy,
- nagrania rozmow weryfikacyjnych: 6 miesiecy,
- slad zgody: przez czas, w ktorym musimy wykazac, ze zgoda zostala udzielona.
2.6 Prawa
Prawo dostepu, sprostowania, usuniecia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie oraz cofniecia zgody w kazdej chwili. Cofniecie zgody nie wplywa na zgodnosc z prawem przetwarzania sprzed cofniecia. Zgloszenie: pomoc@koalaleads.pl. Przysluguje takze skarga do Prezesa Urzedu Ochrony Danych Osobowych.
Uwaga praktyczna: jesli zapytanie zostalo juz przekazane firmie wykonawczej, zadanie usuniecia danych kierowane do nas nie usuwa ich automatycznie u tej firmy. W takim przypadku przekazujemy zadanie kupujacemu i informujemy o tym osobe zglaszajaca.
3. Uzytkownicy, czyli firmy kupujace
3.1 Jakie dane
- dane firmy z rejestru urzedowego: nazwa, NIP, adres,
- dane osoby zakladajacej konto: imie i nazwisko, sluzbowy adres e-mail, telefon,
- dane o korzystaniu z serwisu: zakupy, salda, historia platnosci,
- log dostepu do danych leadow: kto, kiedy i z jakiego adresu IP wyswietlil dane kontaktowe kupionego leada.
3.2 Po co i na jakiej podstawie
| Cel | Podstawa |
|---|---|
| Prowadzenie konta i sprzedaz leadow | wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Rozliczenia i dokumenty ksiegowe | obowiazek prawny, art. 6 ust. 1 lit. c RODO |
| Log dostepu do danych osobowych leadow | obowiazek prawny oraz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO |
| Wykrywanie naduzyc i scrapingu | uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
| Alerty o nowych leadach | wykonanie umowy oraz zgoda przy kanale SMS |
3.3 Jak dlugo
Przez czas prowadzenia konta, a po jego zamknieciu przez okres przedawnienia roszczen i przez okres wymagany przepisami podatkowymi.
4. Bezpieczenstwo
- Dane kontaktowe osob zglaszajacych zapytania trzymamy w osobnej tabeli bazy danych. Zapytanie, ktore buduje liste leadow do kupienia, nie ma technicznej mozliwosci ich pobrania.
- Dostep do danych kupionego leada kontrolujemy po stronie serwera, a kazde pokazanie tych danych zapisujemy w logu dostepu.
- Baza objeta jest mechanizmem ograniczajacym dostep na poziomie wiersza, dzieki czemu firma technicznie nie widzi danych innej firmy.
- Polaczenia szyfrowane, sekrety poza repozytorium kodu.
5. Cookies i piksel Meta
Serwis uzywa plikow niezbednych do utrzymania sesji zalogowanego uzytkownika. Bez nich nie da sie korzystac z konta, wiec nie wymagaja zgody.
Poza nimi korzystamy z piksela Meta (Meta Platforms Ireland Limited), zeby mierzyc skutecznosc naszych reklam na Facebooku i Instagramie. Piksel zapisuje w przegladarce identyfikator i przekazuje do Meta informacje o odwiedzinach oraz o dwoch zdarzeniach: zalozeniu konta firmowego i doladowaniu salda wraz z jego kwota. Nie przekazujemy Meta imienia, nazwiska, numeru telefonu, adresu e-mail ani NIP.
Piksel wczytuje sie wylacznie po wyrazeniu zgody w banerze widocznym przy pierwszej wizycie. Wybor "Tylko niezbedne" oznacza, ze skrypt Meta nie zostanie w ogole zaladowany. Zgode mozna wycofac w kazdej chwili, czyszczac dane strony w przegladarce, co przywraca baner. Podstawa prawna to zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a jej wycofanie nie wplywa na zgodnosc z prawem przetwarzania sprzed wycofania.
6. Przekazywanie poza EOG
[Do uzupelnienia. Czesc dostawcow, w tym operator weryfikacji glosowej, operator poczty i operator push, moze przetwarzac dane poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych. Lista wymaga potwierdzenia przy podpisywaniu umow z kazdym dostawca.]
7. Zmiany
O zmianach informujemy w serwisie. Wersja aktualna obowiazuje od 7 sierpnia 2026.
Do rozstrzygniecia z prawnikiem
- Czy przy naszej skali potrzebny jest inspektor ochrony danych.
- Realne okresy retencji: 90 dni dla niesprzedanych, 6 miesiecy dla nagran, 3 lata dla sprzedanych to propozycje wynikajace z kodu, nie z analizy prawnej.
- Tresc zgody na landingu musi jawnie obejmowac przekazanie danych jednej firmie wykonawczej. Bez tego cala konstrukcja sie sypie.
- Sposob realizacji zadania usuniecia danych po sprzedazy leada.
- Lista dostawcow spoza EOG do uzupelnienia po podpisaniu umow.